Nghệ thuật quản lý thời gian: Phương pháp hiệu quả cho người bận rộn (như mình :D)

Đây là một chủ đề thú vị, nói ngôn ngữ thông thường là làm sao không chết chìm trong công việc.

Trong thời đại số hóa và tốc độ nhanh chóng như hiện nay, việc quản lý thời gian hiệu quả đã trở thành một kỹ năng sống còn đối với mọi người, đặc biệt là những người có lịch trình bận rộn.

Bài viết này sẽ giới thiệu các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa năng suất và cân bằng cuộc sống. Phương pháp nào mình đang sử dụng thì sẽ được ưu tiên giới thiệu trước à highlight với *. Với Tony thì cái nào càng quan trọng thì càng nhiều *. Trong thực tế thì mình sử dụng kết hợp nhiều phương pháp này với nhau.

I. Hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng cốt lõi mà tôi đã nhận ra tầm quan trọng của nó qua nhiều năm làm việc và lập trình. Đây không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp lịch trình, mà còn là nghệ thuật tối ưu hóa cuộc sống của chúng ta. Trước khi đi vào các phương pháp cụ thể, chúng ta cần hiểu rõ tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy. Hãy cùng tôi đi sâu vào từng điểm:

1. Tăng năng suất làm việc:

Khi chúng ta quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này giúp tôi hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, từ đó tăng đáng kể năng suất làm việc.

2. Giảm stress và áp lực:

Bằng cách lên kế hoạch và ưu tiên công việc, chúng ta tránh được tình trạng quá tải và hạn chót dồn dập. Điều này giúp giảm đáng kể stress và áp lực, cho phép tôi làm việc trong trạng thái tâm lý thoải mái hơn.

3. Cải thiện chất lượng công việc:

Khi không bị áp lực về thời gian, tôi có thể dành sự tập trung và sáng tạo cao nhất cho công việc. Điều này tự nhiên dẫn đến việc cải thiện chất lượng của sản phẩm cuối cùng, dù đó là một bài viết hay một dự án.

4. Tạo thời gian cho các hoạt động cá nhân và gia đình:

Quản lý thời gian tốt không chỉ giúp tôi hiệu quả trong công việc mà còn tạo ra khoảng thời gian quý giá cho cuộc sống cá nhân. Điều này rất quan trọng để duy trì sự cân bằng và hạnh phúc trong cuộc sống.

5. Đạt được mục tiêu nhanh hơn và hiệu quả hơn:

Bằng cách phân bổ thời gian một cách thông minh, tôi có thể tiến gần hơn đến mục tiêu của mình mỗi ngày. Điều này tạo ra một cảm giác tiến bộ liên tục, thúc đẩy động lực và giúp tôi đạt được mục tiêu nhanh hơn tôi tưởng.

Hiểu được tầm quan trọng của quản lý thời gian là bước đầu tiên để áp dụng nó vào cuộc sống. Nó không chỉ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn mà còn cải thiện chất lượng cuộc sống tổng thể. Đó là lý do tại sao tôi luôn coi trọng và không ngừng cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.

II. Học cách nói "Không": (*****)

Một kỹ năng quan trọng trong quản lý thời gian là biết từ chối với các yêu cầu, lời mời, công việc nếu cảm thấy nó không phù hợp với bạn hiện tại hoặc bạn chưa có đủ thông tin để đồng ý với yêu cầu, lời mời ở trên. Khi bạn nói “Không” với nhiều thứ thì bạn cũng có thể nói “Có” với những thứ khác, nhưng đừng nói “Yes” quá dễ dàng.

Hãy bình tĩnh và tự tin đánh giá và sử dụng công cụ này. Yes-man (2008) trong phim thì có thể có happy ending nhưng trong cuộc đời chúng ta chỉ đóng vai phụ thôi.

Poster phim Yes Man - 2008 - Warner

Phương pháp như sau:

1. Đánh giá yêu cầu dựa trên ưu tiên và khả năng

2. Từ chối lịch sự nhưng kiên quyết với các yêu cầu không phù hợp

3. Đề xuất giải pháp thay thế nếu có thể

Lợi ích:

• Bảo vệ thời gian cho các ưu tiên quan trọng

• Giảm áp lực và stress do quá tải

• Tăng cường ranh giới cá nhân và nghề nghiệp

  
  
  

III. Phương pháp Eisenhower Matrix: (****)

Sau khi bạn đã có danh sách yes việc của mình thì việc đầu tiên là cần phân loại nó ra theo độ ưu tiên cấp thiết và tầm quan trọng của nó. Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ chia các nhiệm vụ của mình thành bốn ô dựa trên các tiêu chí: những việc bạn sẽ làm ngay, những việc bạn sẽ lên lịch để làm sau, những việc bạn sẽ ủy quyền, và những việc bạn sẽ loại bỏ.

Eisenhower Matrix - Minh họa bởi Asan

1. Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền nếu có thể

4. Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ (Học cách nói không lần 2)

Lợi ích:

• Giảm stress do quá tải công việc

• Cải thiện khả năng ra quyết định

IV. Kỹ thuật "Time Blocking" và công cụ Google Calendar: (***)

Sau khi chúng ta đã có danh sách công việc từ bước Eisenhower Matrix, chúng ta sẽ có một danh sách công việc quan trọng và ít quan trọng. Tùy theo độ ưu tiên của các công việc này bạn hãy sắp nó vào lịch làm việc của bạn với Google Calendar cho cả tuần hoặc ít nhất là ngày làm việc của bạn.

Tại sao dùng Google Calendar:

• Gmail khá phổ biến và thường thì ai cũng có một tài khoản Google có sẵn

• Trải nghiệm người dùng trên Google Calendar vẫn là một trong những công cụ về lịch làm việc tốt nhất

Time blocking example - Asana

Phương pháp này bao gồm:

1. Chia nhỏ ngày làm việc thành các khối thời gian cụ thể

2. Chọn khối thời gian mà mình có thể làm việc tốt nhất cho việc quan trọng nhất.

2. Phân bổ các nhiệm vụ vào từng khối thời gian vào lịch làm việc trong tuần

3. Tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong mỗi khối

Lợi ích:

• Tăng khả năng tập trung

• Giảm sự phân tâm và đa nhiệm không hiệu quả

• Cải thiện ước tính thời gian cho các nhiệm vụ

V/ Phương pháp Pomodoro: (**)

Làm việc tập trung theo chu kỳ với phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả:

1. Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành

2. Đặt hẹn giờ 25 phút

3. Làm việc tập trung cho đến khi hết giờ

4. Nghỉ ngắn 5 phút 5. Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài 15-30 phút

Developer - lập trình viên version

Vì mình là Developer nên việc deep work của mình cần một chu kỳ dài hơn.
Mỗi chu kỳ mình thường dùng là: 45p cho một chu kỳ, nghỉ 10p, chuẩn bị 5 phút.

Lợi ích:

- Tăng khả năng tập trung

- Giảm sự trì hoãn

- Cải thiện ước tính thời gian cho các nhiệm vụ

Minh họa phương pháp Podomoro bởi sketchplanations.

6. Cách phương pháp/ lời khuyên khác để có kết quả tốt hơn: (*)

Trong thời đại số, có nhiều ứng dụng và công cụ hỗ trợ quản lý thời gian. Đây là một số công cụ và phương pháp mà mình đang dùng:

1. Công việc công ty: JIRA, Lark Task (nằm trong Lark suite)

2. RescueTime: Theo dõi thời gian sử dụng máy tính và điện thoại vào những việc gì

3. Forest: Giúp tập trung bằng cách "trồng cây ảo"

4. Google Calendar, Lark Meeting: Lập kế hoạch và nhắc nhở

5. Nên tập trung một công việc vào cùng một thời điểm (single task oriented)

6. Thiền định có tác dụng giải phóng đầu óc của bạn như máy tính giải phóng RAM để bạn có thể tập trung lại tốt hơn

7. Nếu có thể thì nên có một giấc ngủ trưa ngắn (power nap - chỉ 15p) để có thể refresh lại đầu óc của bạn. (Ngủ nhiều hơn sẽ có tác dụng phụ, sẽ nói về chu kỳ giấc ngủ ở một bài khác)

8. Nên có một nghi thức làm việc ở “Đầu ngày” - Bắt đầu công việc và “Cuối ngày” - Kết thúc công việc. Việc này sẽ giúp bạn đi vào “Deep work” tốt hơn.
   
   

Kết:

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng có thể học hỏi và phát triển. Không ai là giống nhau hoàn toàn và mỗi phương pháp đều có điểm thuận tiện và bất tiện riêng. Hãy tìm ra sự kết hợp tốt nhất cho bản thân chính mình qua nhiều trải nghiệm khác nhau. Nếu bạn có một sự kết hợp nào cảm thấy hiệu quả, xin hãy chia sẻ với mọi người khác nhé.

Tony Tin Nguyen

14-11-2024

---

Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của khóa học Writing On The Net. #wotn7

---